Lors de la fusion, des orientations stratégiques ont été validées autour de 5 axes : Communication-Promotion/Commercialisation/Qualité/Partenariat/Structuration.

A partir de ces 5 axes de travail, un plan d’action opérationnel préparé par la Direction et les Coordinateurs de pôle est soumis au Bureau puis validé par le Conseil d’Administration.

Un Tableau de Bord récemment mis en place permet de suivre ce travail.

Evidemment, la Démarche Qualité tient une grande place dans ce dispositif avec un article spécifique dans la Convention d’Objectifs et la volonté de catégorie I pour l’OT affiché dans les Statuts.

Comme le montrent les liens précédents, la démarche est communiquée sur le blog accessible au personnel et aux prestataires touristiques. 

Un conseil d’administration est fait en début d’année pour la mise en place du plan d’actions et du budget. En juin, un autre est organisé avant l’assemblée générale pour le suivi de ce plan d’action

L’OT met en place des indicateurs pour le territoire et son activité et notamment grâce à l’Observatoire Touristique de l’OT qui s’appuie sur de nombreux indicateurs d’activités : fréquentation visiteurs, téléphone, e-mail et courrier, site internet….

L’OT établit tous les ans un bilan de son plan d’actions et le présente en Assemblée Générale annuelle. Il le transmet à sa collectivité, à son personnel, à son relais territorial et à ses adhérents, en le publiant  sur son blog et les en informe.

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Cet article L’OT définit et transmet sa politique est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

L’Office de Tourisme vient de signer une lettre de mission d’accompagnement social avec un état des lieux (en cours) suivi d’un plan d’actions.

Un nouvel organigramme a été mis en place en juillet 2018, qui va être encore modifié sur l’année 2020, avec les différents événements de l’année 2019 et le recrutement en cours.

Les fiches de poste ont toutes été revisitées en 2018, à refaire pour 2020. Bien évidemment, des fiches de poste sont mises en place pour les renforts saisonniers également.

Un tableau plan de formation sur 3 ans  a été mis en place pour l’ensemble de l’équipe.

L’OT n’a pas à ce jour un règlement intérieur, mais cela est en cours (audit social).

Pour ses recrutements, notamment les renforts été, l’OT analyse les différentes candidatures courant avril. Les personnes présentant les meilleurs CV sont appelés pour un entretien organisé par le coordinateur du pôle concerné.

Une grille de recrutement est en support permettant d’analyser le parcours, les compétences et la connaissance du territoire, chaque candidat étant noté.

L’OT a un salarié reconnu en situation d’handicap, suivi AGEFIPH.

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Cet article L’OT gère ses ressources humaines est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

L’outil de gestion du temps Consonance Web permet de suivre le temps de formation quantitatif : en « heure/salarié », le document partagé sur le drive en « type de contenu et en qualitatif ».

Les entretiens professionnels sont mis en place tous les deux ans. Les demandes de formation ou la proposition de formation sont faites tous les ans au personnel avant la fin de l’année civile en parallèle des remontées des besoins de formation transmises au relais territorial et à la fédération régionale.

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Cet article L’OT forme régulièrement son personnel est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

Pour une meilleure intégration, l’OT a mis en place une fiche de suivi MOD-ACC-13-Nouvel entrant. Nous sommes ainsi certains de leur réserver le meilleur accompagnement dans leur intégration et de ne rien oublier.

Un tuteur est automatiquement désigné, c’est la Direction ou le coordinateur du pôle selon la ou les missions déterminées. Un Rendez-vous d’accueil est prévu avec la Direction ainsi qu’un rendez-vous de clôture notamment pour les salariés en renfort l’été.

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Cet article L’OT met en place une procédure d’intégration du nouvel entrant ou personnel non permanent est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

Avant la fin de l’année, une évaluation sur la réalisation des projets et des dépenses est faite et partagée avec les équipes.

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Cet article L’OT dispose de moyens pour réaliser ses missions est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

1. Chaque salarié dispose d’une adresse e-mail interne personnelle.
2. Des réunions de services hebdomadaires ont lieu entre la direction et les coordinateurs de pôles. Des compte-rendus sont disponibles dans notre serveur commun et envoyés par mail à toute l’équipe.
3. Des réunions d’équipe avec un compte-rendu également accessible à tout le personnel sur le serveur et envoyé par mail.
4. Un « Cahier Informations » partagé par Google drive permet un accès direct à l’ensemble du personnel, un onglet est dédié aux boites à idées et aux remarques. Cet onglet est analysé lors de réunions avec l’équipe.
5. Tout le personnel est automatiquement abonné à la Newsletters et est destinataire de tous les e-mailings envoyés.

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Cet article L’OT organise sa communication en interne est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

Tous les documents sont organisés, suivis et indexés dans un tableau intitulé Procédures et Modèles .

Pour faciliter l’accès, ce tableau est en raccourcis sur tous les bureaux des PC accueil quelque soit le PI. Chaque document est accessible par lien hypertexte. Sur chaque PI une version papier des documents les plus utilisés est aussi mise à disposition. Un onglet « mode d’emploi » explique l’organisation  et l’indexation des documents.

Notre volonté est de rendre le plus simple possible l’accès aux documents qualité et leur gestion !

Les enregistrements sur la Qualité de travail sont faits par l’OT, ce qui apportent la preuve du respect des engagements.

Dès qu’un document est révisé, l’ancienne version est enregistrée dans un dossier intitulé « historique des révisions ». Le suivi des révisions est noté en commentaires dans le tableau des procédures.

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Cet article L’OT établit une organisation : Manuel Qualité et un système documentaire est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

Les suggestions ou remarques faites oralement par le client sont notées par les salariés sur le cahier information. L’équipe de l’OT peut également laisser ses propres suggestions. Si un client souhaite formuler sa remarques par écrit un document modèle à remplir leur est remis.

Les réclamations sont traitées comme le décrit la Fiche d’instructions et leur suivi est effectué sous forme de tableau.

Tout cela est anlaysé lors de réunion d’équipe puis en GQD.

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Cet article L’OT met en place des indicateurs de satisfactions Qualité est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

Toutes les données collectées (avis, suggestions…) sur la qualité sont traitées au fur et à mesure par la Responsable Qualité ou par l’Assistante de communication numérique.

Une analyse automatique des réponses du questionnaire de satisfaction permet de situer l’OT sur ces indicateurs touristiques.

Le Groupe Qualité de Destination se réuni deux fois par an pour faire l’analyse de toutes ces informations et proposer des solutions correctives à mettre en place.

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Cet article La collecte de ces données et leur analyse sont organisées régulièrement est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

Comme le montre le document support présenté lors du dernier GQD, un bilan de l’écoute client, ainsi que les réclamations, remarques, suggestions, avis et dysfonctionnements sont abordés. Un point d’avancement par rapport au dernier GQD est également réalisé.

La responsable du Relais Territorial du département, tout comme le personnel de l’OT, reçoit également les comptes-rendus des GQD dans le cadre du suivi et accompagnement qualité.

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Cet article L’OT anime et travaille la qualité à l’échelle de sa destination est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.