L’offre est recensée et actualisée annuellement en fonction des prestataires adhérents à l’OT.

En fonction de cette offre et de son potentiel, des cibles clientèles sont définies. L’OT décline donc des produits groupes pour la cible scolaires, les associations/autocaristes,  les entreprises (CE/séminaire/incentives).  Ces cibles sont définies en lien avec les prestataires qui lors de réunions ou RDV, expriment leur besoins afin de développer certaines périodes (ex :  hors vacances scolaires).

L’OT travaille en réseau avec l’ADT. Des réunions de productions groupes ont lieu 2 fois par an, un cahier des charges et un rétroplanning sont définis.

Les critères de partenariat sont formalisés dans les conventions de mandat passées entre l’OT, l’ADT et le prestataire. Ces conventions sont dites tri-partites.

Chaque fin d’année un bilan de l’activité commerciale est effectué et permet de se fixer de nouveaux objectifs. Ces indicateurs sont également intégrés dans le tableau de bord global des indicateurs géré par la direction.

En fin d’année, les vœux sont envoyés aux clients fidèles.

  9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8

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Après chaque venue d’un groupe, l’OT contacte les prestataires concernés pour faire un débriefing sur le retour client (positif comme négatif).

L’OT n’a pas de partenariat avec les autres OT,  ni avec les agences de voyages ou des TO. Cette mission est confiée à l’ADT.

Une place de marché, portée par le département a vu le jour en septembre 2018 suite à l’arrêt de la centrale de réservation départementale.

Le suivi et le déploiement de cette place de marché est piloté par l’ADT. Les offices de tourismes y sont associés et des conventions ont été passées avec l’ADT. Ces conventions fixent les droits et devoirs de chacun. Notre office de tourisme a développé pour son site internet son propre moteur de réservation. Selon le profil du prestataire, des bulletins d’adhésion (prestataires déjà connectés) ou des contrats d’utilisation  (prestataires à équiper) sont établis.

9.2 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.3. 9.3.1 9.4 9.4.1 9.5 9.5.1

Cet article L’OT précise les modalités de fonctionnement de ses partenariats avec les prestataires et place de marché est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

OFFICE DE TOURISME DES PYRENEES ARIEGEOISES
La Résidence 6, avenue Théophile Delcassé
09110 AX LES THERMES
Tél : 05 61 64 90 31 – groupes@pyrenees-ariegeoises.com

Lors d’une demande, le personnel la transmet directement aux personnes du service groupe. Si elles sont absentes, ils prennent les coordonnées et les transmettent au service. Une fiche d’instructions rappel la procédure de vente.

Les conditions générales et particulières de ventes sont intégrées au contrat de réservation envoyé au client.

Afin de mesurer la satisfaction de notre clientèle groupe, un questionnaire de satisfaction est automatiquement envoyé. Il est analysé lors du bilan annuel de l’activité commerciale.

9.6 9.6.1 9.7 9.7.1 9.7.2 9.8 9.8.1 9.8.2

Cet article L’OT écoute, formalise et mesure la satisfaction de ses clients est apparu en premier sur Manuel Qualité Tourisme - OT Pyrénées Ariégeoises.

Une brochure scolaire est également éditée à 3 000 exemplaires et envoyées annuellement auprès de 2 700 écoles. Pour le scolaire, le choix d’une brochure papier a été fait car le monde de l’éducation nationale est difficilement accessible et ils sont plus attentifs à une brochure papier qu’ils peuvent consulter et conserver. Cette brochure décline clairement les différents produits et les objectifs pédagogiques.

Les conseillers en  séjour ont accès à tous les produits groupes via notre site et peuvent donc en l’absence du service groupe renseigner les clients. Lors de réunions d’équipe un rappel est fait à l’ensemble du personnel et est mentionné dans le compte-rendu

La promotion groupe est intégrée à la stratégie de promotion de l’OT et figure dans le plan d’action global.

Annuellement, un bilan des ventes est effectué, quantitativement (CA, marge, taux de transformation) et qualitativement (satisfaction client). Il est évoqué lors de l’AG et est publié sur notre blog.

9.9 9.9.1 9.9.2 9.9.3 9.10 9.11 9.11.1 9.11.2 9.11.3

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