Une lettre d’accompagnement sur papier entête est automatiquement envoyée avec le courrier demandé, 48 heures après la demande. Un courrier personnalisé est fait pour les demandes spécifiques. 

Les courriels dont la gestion est précisée dans la fiche d’instructions, sont gérés dans les 24 heures. Un accusé de réception est automatiquement envoyé lors d’une demande de documentation.

Les réseaux sociaux ont développé une nouvelle forme de demandes via les messages et les discussions instantanées.  La webmaster et les référents qui gèrent les réseaux sociaux ont pour mission de répondre dans un délai de 24h comme le courriel.

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